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- le numérique est plus exigeant en matière de gestion du document ;
- plus volumineux est l’information dans laquelle se fait la recherche, moins précis sont les résultats de recherches ; et,
- le vrac dans le numérique est beaucoup plus difficile à prendre en charge [7].
Une paperless administration sans archivistes : le choix suicidaire du gouvernement
dimanche 13 décembre 2020
Dans le processus de réalisation de son programme d’action, en lien avec la dynamisation, la modernisation et l’efficacité de l’administration [1,2], le gouvernement ne compte pas sur l’archiviste [3]. Si la décision du gouvernement se justifie par l’insatisfaction de l’administration des services rendus pas l’archiviste à cause de l’incompétence de l’archiviste [4–6], elle est cependant suicidaire. En effet :
Ces éléments à eux seuls sont convaincants pour un professionnel ; mais un autre l’est davantage pour tout le monde.
Par la puissance de son algorithme est les ambitions sans limites de ses fondateurs qui se sont donné tous les moyens [8,9], Google a fait tomber les moteurs de recherche existants avant lui et est devenu le premier aujourd’hui, de telle sorte que faire la recherche sur le web équivaut à utiliser les services de Google. D’ailleurs, en anglais, le verbe « to google » désigne cette action. Malgré cela, l’ensemble des moteurs de recherche ne couvre pas plus du quart du web ; une bonne partie du web en dehors du web invisible n’est donc pas accessible à la recherche.
La suprématie du Google s’explique par PageRank d’une gourmandise phénoménale : plus il collecte des données, plus puissant et intelligent il devient [8,9]. Et l’ingéniosité de ses concepteurs a ajouté un grain : la machine devient plus précise si l’humain y met ses touches. Et donc, Google utilise des centaines de professionnels dont le rôle est de « compléter le travail de l’ordinateur » par l’analyse de contenu et l’extraction des mots-clés [8,9]. Donc, malgré les avancées en informatique, le travail de l’humain en amont reste indispensable à l’efficacité des algorithmes de recherche documentaire. Qui mieux qu’un archiviste peut assurer ses tâches sur les documents d’archives de nos administrations ?
La gestion des documents numériques obéit aux mêmes règles et principes que celle des documents physiques ; il faut les mêmes outils auxquels s’ajoute un spécifique : la charte de nommage des fichiers. En intervenant dans les bureaux pour veiller à la création, à l’alimentation et à l’intégrité des dossiers [10], l’archiviste a également une compétence sur les documents numériques : nommage des fichiers et dossiers suivant des règles précises, enregistrement dans un dossier (informatique) précis au nom normalisé que celui du dossier (physique), le dossier (informatique) créé dans une arborescence de disque déterminée par le plan de classement ; etc. Le dossier numérique contient les versions numériques des documents dont les versions physiques sont classées dans le dossier physique. L’archiviste fait donc dans le numérique exactement ce qu’il doit faire dans le physique.
Le gouvernement a pris pour modèle l’archiviste à son service ; or celui-ci n’en est pas un [4,12,13]. Le raisonnement du gouvernement a donc été biaisé, ce qui a abouti à une décision erronée. Si aujourd’hui, c’est l’archiviste qui paye cash, dans le très court terme, c’est l’administration qui sera la plus grande perdante. Car, sans archiviste, le datacenter mis en place par le gouvernement pour toute l’administration publique sera simplement ce que sont nos services d’archives aujourd’hui : un dépotoir sauvage de documents dans lequel l’on ne peut retrouver aucune information [14]. Le vrac aura donc quitté le physique pour le numérique. Et l’efficacité de l’administration voulue par le gouvernement en procédant à ses réformes ne sera pas atteinte.
Références bibliographiques
1. Bénin. Présidence de la République. Programme d’actions du Gouvernement 2016-2021 : le Bénin révélé [Internet]. Cotonou : Présidence de la République ; 2016 [cité 15 août 2020]. 98 p. Disponible sur : http://www.presidence.bj/benin-revele.pdf
2. Bénin. Ministère d’Etat chargé du plan et du développement. Plan national de développement 2018-2025. Cotonou : Ministère d’Etat chargé du plan et du développement ; 2018. 296 p.
3. Mêgnigbêto E. Une paperless administration sans archivistes : les raisons possibles du gouvernement [Internet]. Eustache M. 2020 [cité 28 nov 2020]. Disponible sur : http://eustachem.ilemi.net/?Les-outils-de-gestion-specialisent
4. Mêgnigbêto E. L’antéarchiviste [Internet]. Eustache M. 2020 [cité 20 sept 2020]. Disponible sur : http://eustachem.ilemi.net/?L-antearchiviste
5. Mêgnigbêto E. L’incompétence de l’archiviste se manifeste partout et en tout [Internet]. Eustache M. 2020 [cité 24 août 2020]. Disponible sur : http://eustachem.ilemi.net/?L-incompetence-de-l-archiviste-se
6. Mêgnigbêto E. Les archives séparées, une autre dimension de l’incompétence de l’archiviste [Internet]. Eustache M. 2020 [cité 6 oct 2020]. Disponible sur : http://eustachem.ilemi.net/?Les-archives-separees-une-autre
7. Pasquier M. L’acculturation du records management dans la pratique archivistique française [Internet] [Mémoire de master en Sciences de l’information et des bibliothèques]. [Lyon] : Ecole nationale supérieure de Sciences de l’information et des bibliothèques, Université de Lyon ; 2016. Disponible sur : http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/67292-l-acculturation-du-records-management-dans-la-pratique-archivistique-francaise.pdf
8. Stross RE. Planète Google : faut-il avoir peur du géant du Web ? Pearson Education France ; 2009.
9. Mêgnigbêto E. Notes de lectures : Planète Google : faut-il avoir peur du géant du web ? [Internet]. 2014 [cité 21 nov 2020]. Disponible sur : http://eustachem.ilemi.net/?Planete-Google-faut-il-avoir-peur
10. Ogui J, Sounnouvou E, Azanmavo J, Osséni KK, Mahoussi W, Mêgnigbêto E. Du document au dossier : changement de paradigme dans la formation en archivistique au Bénin. Documentation & bibliothèques. 2020 ;66(4):33‑40.
11. Commission européenne. Décision de la Commission du 23 janvier 2002 modifiant son règlement intérieur [notifiée sous le numéro C(2002) 99](2002/47/CE, CECA, Euratom) [Internet]. janv 23, 2002 p. 5. Disponible sur : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=CELEX:32002D0047&from=FR
12. Mêgnigbêto E. Et pourtant, le vrac est illégal ! [Internet]. Eustache M. 2020 [cité 22 juin 2020]. Disponible sur : http://eustachem.ilemi.net/?Et-pourtant-le-vrac-est-illegal
13. Mêgnigbêto E. COVID-19, archives et archivistes : illustration de la destruction quotidienne de la mémoire institutionnelle [Internet]. Eustache M. 2020 [cité 21 nov 2020]. Disponible sur : http://eustachem.ilemi.net/?COVID-19-archives-et-archivistes-141
14. Mêgnigbêto E. Un agenda pour l’élaboration des outils de gestion des documents uniques à l’échelle de l’administration publique [Internet]. Eustache M. 2020 [cité 20 sept 2020]. Disponible sur : http://eustachem.ilemi.net/?Un-agenda-pour-l-elaboration-des